公文规范管理规定

发布者:张雪飞发布时间:2018-03-06浏览次数:19

为进一步规范公文内容、格式和运转程序,扎实有效推进校区公文管理规范化、阅签审批及时化、公文落实效能化,充分发挥公文在校区运转中的重要作用,确保决策部署和重点工作全面有效的贯彻落实。现就校区公文管理规定如下:

一、公文接收

(一)收文登记

1.综合科负责接收上级及其他部门纸质公文和资料,由综合科负责公文管理人员进行登记。

2.综合科负责接收国家林业局、学院党委系统中的电子公文;各科室指定专人负责及时查阅并下载国家林业局、南京森林警察学院等网站发布的对口电子公文和资料,并及时送交综合科登记。

3.各业务科室收到的邮寄公文及信函通知等,需要主任签批办理的,及时交综合科登记。

4.通过网站和邮寄收到的一般性公文、信函,对各科室和分管主任能直接办理的可直接办理,并视情节向校区主任、书记汇报;对需校区主任、书记阅批或其他分管主任和科室协同办理的,由综合科登记挂签并提出拟办意见。

(二)收文办理

1.综合科接到国家林业局及各司局、学院党委、市委、市政府及相关部门公文,国家林业局及各司局、学院党委、市委、市政府领导批示件,国家林业局公文,各科室报送的国家林业局网上发布的电子公文或信函通知后,由综合科负责公文管理人员统一登记挂签,送交综合科科长签批拟办意见,当天公文当天签批、当天传阅;如综合科科长因事不能签批,由综合科副科长签批。

2.综合科要认真阅研公文内容,提出公文的拟办意见,按照“谁分管谁负责”的原则,依次签批至校区主任、分管主任和承办科室。

3.上级和各部门下发的业务明确、工作指向单一的公文,由对应科室办理;公文涉及多个科室的,由主要内容或内容较多的科室牵头办理,相关科室要主动配合。

4.分管主任要认真阅研公文内容,提出具体的落实意见,不得简单地签写“同意”或圈阅,并督导跟踪落实情况。

5.综合科收到办理时间较急的公文时,为不耽误公文办理时间和提高办理质量,可先复印送交相关科室提前落实,然后再挂签签批。

(三)公文传阅

1.校区主任、副任收到公文后,应立即阅批,原则上不超过半天下传;各科室收到公文后,要抓紧按照主任指示要求抓好落实。对重要的、指导性的、纲领性的公文,需留存阅研的可复印留存;综合科负责及时催阅快速传递,并做好公文传阅登记。

2.分管主任按照校区主任的签批意见,结合分管业务工作提出具体的落实意见签至承办科室,承办科室按照校区主任和分管主任签批意见及时抓好落实,并将落实情况及时反馈。

3.各科室是公文办理的终端环节,要在规定的时间按时完成公文要求和主任要求的办理任务,并在公文上签署办理结果。各科室公文办理结束后,如因业务连续性需要留存的,由业务科室自行复印保存。

二、公文制发

(一)公文起草

1.起草单位:校区各科室为公文起草的基本单位,分别负责本口公文起草工作;综合行政性和综合业务性的公文,根据内容由相关科室牵头起草。

2.内容要求:公文内容要观点明确、条理分明、结构严谨,无缺事漏项、无含糊其词、无逻辑混乱、无空话废话。

3.格式要求:遵照《党政单位公文格式》(GB/T 9704-2012)执行。

(二)审核签发

1.议定公文:需要提交讨论议定的公文,公文起草科室负责提前准备议定材料,由分管主任提出议定人员,起草科室或分管主任作公文起草说明。起草科室按照会议议定的结果,对公文进行完善,再按公文签发程序签发。

2.签发程序:各科室起草公文后送交综合科,综合科对其是否应发、发文种类、内容、格式、字体及签发权限等提出审核建议。由起草科室报分管主任或校区主任审核签发。

(三)盖章发文

1.校对印制:公文签发并形式审查后,由公文起草科室对公文进行整体校对无误后交综合科印制。

2.盖章发送:公文印制后,一般应加盖单位公章,有特定发文校区标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。公文形成后,由公文起草科室负责装订分发,需送达收文单位的公文由各科室自行送达,交换和邮寄的由综合科统一承办。

3.网络通知:对于不涉及保密性的通知类公文,在完成公文签发程序后,只印制报送校区主任、各科室及存档纸质公文,其余公文由起草科室提供电子版,综合科负责网上发布,公文起草科室负责电话通知阅文。

三、办文要求

1.公文办理要一级对一级负责,做到“谁承办、谁负责,谁分管、谁把关”。

2.综合科对各级、各单位来文,须在1个工作日内签收完毕并呈送主任审签;电传电报、重要公文等应即收即办。

3.校区主任收到公文后,要及时阅结。如有事连续几天不能阅文的,由综合科视情况下传,由承办科室负责与分管主任沟通办理。

4.公文办理应做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

5.草拟、审核、拟办、阅批、修改、签发公文,必须使用毛笔、钢笔或者签字笔,不得使用铅笔、圆珠笔。

6.实施公文缓急处置机制。无论来文还是发文,办理时限要求紧急的,要特事特办急事急办,必要时可与相关主任进行电话沟通,先行办理,处置后再补办相关手续。

 7.建立公文督办督察制度。公文上有校区主任批示意见的,要根据批示意见签署督办卡,督办卡分级呈报给相关主任和科室负责人签署及审阅。有办理时限的,由综合科负责督办事项跟踪承办进度,督促相关科室向有关主任及时反馈。

 8.承办科室起草的相关文件、材料,须在办理时限三日前完成初稿,并及时交校区主任审阅修改完善,确保按时办结。